Les archives communales offrent des ressources variant selon l’importance et l’ancienneté de la commune. En effet, dans les plus grandes villes elles sont les témoins de l’administration municipale depuis le Moyen-Age. Face à la multiplication des demandes de particuliers désirant effectuer des recherches généalogiques, il est sans doute intéressant de passer en revue un certain nombre de questions relatives aux archives communales, à leur conservation, à leur délivrance, à la responsabilité du maire.

Les archives communales sont les documents, quels que soient leur date, leur format et leur support matériel, produits ou reçus par l’administration communale (article 1 de la loi sur les archives du 3 janvier 1979).

La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt général pour :
- la gestion des affaires communales,
- la justification des droits des administrés,
- la documentation historique de la recherche.

Le Maire est responsable civilement et pénalement des archives communales. Il est notamment passible de deux ans d’emprisonnement et de 30 000 euros d’amende en cas de destruction, dégradation et détérioration d’archives (article 322-2 du code pénal), ou de un an d’emprisonnement et 15 000 euros d’amende en cas de négligence ayant entraîné la soustraction ou le détournement de biens, en l’occurrence, d’archives (article 432-16 du code précité).

Les communes sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation, ainsi que la mise en valeur, sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat (art. L. 1421-1 L. 1421-6 du code général des collectivités territoriales).

Les archives communales sont des archives publiques. A ce titre, elles sont inaliénables (elles ne peuvent être vendues, ni données, ni jetées sans autorisation) et imprescriptibles (c'est à dire que leur caractère public ne se perd pas, quelle que soit leur ancienneté).

Il est prévu que les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour la commune (art. L. 2321-2-2° du CGCT), ce qui comprend l’achat de boites à archives, les frais de classement et de restauration des documents, l’aménagement d’un local.

A chaque élection, un récolement des archives doit être effectué. Le récolement consiste en l’inventaire de l’ensemble des documents présents en mairie. Cet inventaire doit correspondre exactement à la réalité, car un document indiqué sur la liste doit toujours pouvoir être présenté : la reprise des récolements précédents n’est donc pas possible. Par ailleurs, le récolement doit être accompagné d’un procès verbal de prise en charge des archives, afin de transférer la responsabilité entre le maire sortant et le maire entrant. Il est à noter enfin que le récolement est obligatoire à chaque élection, même si l’équipe municipale ne change pas.

Les archives départementales apportent aux communes aide et conseil pour toute question en rapport avec l’archivage. Le directeur des archives départementales est chargé, en tant que représentant de la direction des archives de France, et sous l’autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des collectivités territoriales (art. L. 1421-6 et R. 1421-2 du code général des collectivités territoriales).

Ce contrôle technique prend plusieurs formes :

- délivrance de visa préalable à toute destruction d’archives,
- approbation concernant tous les travaux de construction et d’aménagement de locaux d’archivage,
- visites sur place des locaux.

Pour les communes de moins de 2000 habitants, certains documents doivent impérativement être déposés aux archives départementales :

- les documents de l’état civil de plus de cent cinquante ans,
- les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins trente ans,
- les archives ayant plus de cent ans.
Une dérogation peut être accordée par le préfet sur demande écrite du maire, et après un contrôle et un avis favorable du directeur des archives départementales attestant des bonnes conditions des conservation.

Dans les communes de plus de 2000 habitants, ces mêmes documents conservés dans les archives communales peuvent être déposés par le maire aux archives du département, après délibération du conseil municipal.

Lorsque les conditions de conservation mettent en péril des documents présentant un intérêt historique certain, le préfet du département peut mettre en demeure la commune de prendre toutes les mesures qu’il énumère. En cas d’inaction de la commune, le préfet peut prescrire le dépôt d’office de ces documents aux archives départementales, quelle que soit l’importance de la commune ou l’ancienneté des documents.

Il est à noter que les documents déposés par les maires aux archives départementales restent la propriété des communes. Ainsi, aucune archive communale ne peut être éliminée par les services des archives départementales sans l’autorisation du conseil municipal.
(articles L. 1421-7 à L. 1421-10 du code général des collectivités territoriales).

L’intérêt du classement des archives communales est multiple. Bien sûr il permet de retrouver plus facilement les documents, mais il facilite également la gestion des affaires communales et la communication rapide des documents au public.

Lorsque les documents sont utilisés par la mairie, ils obéissent à un classement purement interne, c’est à dire propre à la mairie concernée. Ce n’est que lorsque les documents ne sont plus utilisés depuis un certain temps que le tri, le classement et l’archivage en tant que tel deviennent nécessaires, et qu’un cadre réglementaire intervient.

Dès le XIXème siècle, un cadre de classement a été institué afin d’uniformiser les règles de classement sur l’ensemble du territoire français. Un nouveau cadre de classement, toujours en vigueur, a été institué en 1926 portant règlement des archives communales. Il établit une distinction entre les documents anciens (avant 1790), répertoriées par des doubles lettres de AA à II, et les documents récents (après 1790) répertoriées par des lettres simples de D à S. Pour les communes de moindre importance, il existe un cadre de classement simplifié, qui leur permet d’archiver sous des mots-clés des documents en fonction de leur nature et de leur provenance (cf. cadre de classement en annexe).

L’accès aux archives communales est un droit public.
En vertu de la loi du 3 janvier 1979, les archives communales ne sont communicables qu’après un délai de 30 ans (article 6 de la loi). Cependant, les délibérations communales, les budgets et les comptes administratifs, les arrêtés du maire, les listes électorales et les permis de construire sont immédiatement consultables.

Pour certains documents, des délais spéciaux sont appliqués (article 7) :

- 100 ans à partir de la date de clôture du dossier, pour les actes d’état civil, les minutes et répertoires des notaires, les dossiers judiciaires. Cependant, des extraits des actes d’état civil peuvent être délivrées.
- 150 ans à partir de la date de naissance de l’intéressé, pour les dossiers médicaux,
- 120 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé, pour les dossiers de personnel,
- 60 ans à compter de la date de l’acte pour les dossiers mettant en cause la vie privée ou la sûreté de l’Etat.

Il convient de distinguer selon que les documents datent de plus de cent ans ou de moins de cent ans.

Comme il a été vu précédemment, la consultation des registres d’état civil et des tables de moins de 100 ans, est en principe interdite, afin de ne pas divulguer certains renseignements relatifs à la filiation des particuliers. Néanmoins, les mairies peuvent délivrer des copies ou des extraits de ces actes de moins de 100 ans. La délivrance de ces actes est gratuite (loi du 27 décembre 1973), de sorte que l’envoi par courrier de tels actes ne peut faire l’objet d’aucune participation financière, que ce soit pour les frais d’affranchissement, ou pour la recherche effectuée. La commune doit donc prendre en charge les frais, y compris lorsque le destinataire est une autre commune.

En ce qui concerne les registres et les tables de plus de cent ans, la consultation est libre, mais le principe de gratuité ne s’applique pas et la communication de copies ou d’extrait de ces actes donne lieu à la perception de droits d’expédition dans les conditions fixées par la loi. Ces droits d’expédition s’élèvent à 3,05 euros par page (décret n° 92-1224 du 17 novembre 1992). Enfin, il convient de préciser que ni la loi sur les archives de 1979, ni les décrets d’application, n’instituent un droit à obtenir une photocopie des actes d’état civil datant de plus de cent ans, compte tenu notamment des risques de dégradation du document concerné (CE, 9 février 1983, M. Bertin).

Les archives publiques a l'expiration de leur période d'utilisation courante « font l'objet d'un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d'intérêt administratif et historique, destinés à l'élimination » (article 4 de la loi du 3 janvier 1979). Toute destruction d’archives doit faire l’objet d’un bordereau de demande d’élimination, dressé en deux exemplaires, signé par le maire et adressé au directeur des archives départementales pour autorisation.

Des tableaux de tri et d’élimination sont établis par la direction des Archives de France et précisent les délais de conservation et la destination finale de certains documents. Pour les autres documents, les conditions de leur élimination sont fixées en accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'administration des archives.